クリニックスタッフ採用のポイントと就業規則の整備法｜経営安定のために押さえるべき実践ノウハウ
なぜスタッフ採用がクリニック経営の成功の鍵を握るのか
クリニック経営において最も大切な資源は「人」です。どんなに立派な設備があっても、どんなに技術が優れた院長先生がいても、患者さんに質の高い医療サービスを提供できるかどうかは、スタッフの力にかかっています。
ところが、多くの開業医の先生方が「スタッフ採用は開業の直前に考えればいい」「小さなクリニックだから就業規則なんて必要ない」と軽く考えがちです。その結果、次から次へとスタッフが辞めてしまったり、労働問題でトラブルになったりして、経営が不安定になってしまうケースがとても多いのです。
この記事では、長年にわたってクリニック経営の支援をしてきた経験から、たくさんの失敗例と成功例を見てきました。その中で分かった大切なポイントをお伝えします。
お問合せはこちら問い合わせ
この記事で学べること
– スタッフ採用で失敗しないための実践的なポイント
– 就業規則を作ることで得られるメリットと具体的な作り方
– 院内ルールブックを使ってスタッフに長く働いてもらう方法
これらを知ることで、患者さんに愛され、スタッフが生き生きと働けるクリニックを作ることができるようになります。
スタッフ採用がクリニック経営を左右する理由
医療サービスの質はスタッフの質で決まる
患者さんがクリニックに来院した時、最初に接するのは受付のスタッフです。この最初の対応一つで、患者さんの満足度は大きく変わります。
例えば、受付で笑顔で挨拶してもらえれば「感じの良いクリニックだな」と思ってもらえますが、無愛想な対応をされれば「二度と来たくない」と思われてしまうかもしれません。
現代の医療は、院長先生一人だけでなく「チーム医療」として患者さんに向き合います。看護師さん、受付スタッフ、医療事務スタッフ、それぞれが患者さんと接する大切な役割を担っているのです。
患者さんが感じるクリニックの印象
– 受付での対応の良さ
– 看護師さんの優しさと技術
– 待ち時間への配慮
– 電話対応の丁寧さ
– 院内の清潔さと雰囲気
これらすべてが、スタッフの質によって決まります。つまり、良いスタッフを採用して、長く働いてもらうことは、クリニック経営の生命線なのです。
採用の失敗がもたらす深刻な影響
スタッフ採用に失敗すると、クリニック経営にどのような影響が出るでしょうか。実際によく起こる問題をご紹介します。
接遇トラブルによる患者離れ
患者さんへの対応が悪いスタッフがいると、口コミで「あのクリニックは感じが悪い」という評判が広まってしまいます。一度悪い評判が立つと、それを回復するのは非常に大変です。
採用直後の離職による採用コストの増大
せっかく時間とお金をかけて採用しても、すぐに辞められてしまうと、また最初から採用活動をやり直さなければなりません。求人広告費、面接の時間、研修にかかる費用など、すべてが無駄になってしまいます。
院長の負担増加で診療に集中できない
スタッフが足りなくなると、院長先生が本来の診療以外の業務も抱え込むことになります。受付業務や事務作業に時間を取られ、患者さんの診療に十分な時間をかけられなくなってしまいます。
これらの問題を避けるためには、最初から戦略的にスタッフ採用に取り組むことが重要です。
スタッフ採用を成功させるための実践ポイント
採用活動は開業6か月前から始める
多くの開業医の先生が犯しがちな間違いは、開業の直前になってから慌てて「スタッフを募集しなければ」と考えることです。
開業直前の採用活動には、次のような問題があります：
時間不足による妥協採用
開業日が迫っているため、「とりあえず人数を揃えなければ」という気持ちになり、本当は条件に合わない人でも採用してしまいがちです。
十分な研修期間が取れない
採用してから開業まで時間がないため、十分な研修や職場になじんでもらう時間が取れません。その結果、開業後に「思っていた仕事と違う」と辞められてしまうリスクが高くなります。
理想と現実のギャップ
時間をかけてじっくりと面接をしていれば分かったであろう性格や適性の問題も、急いで採用すると見落としてしまいます。
成功するための採用スケジュール
– 開業6か月前：採用計画の策定、求人票の作成
– 開業4〜5か月前：求人の公開、応募者との面接
– 開業2〜3か月前：採用決定、雇用契約書の締結
– 開業1か月前：研修開始、職場環境への慣れ
このように余裕を持ったスケジュールで進めることで、本当に適性のある人を採用でき、開業後の離職を大幅に減らすことができます。
魅力的な求人票を作成する秘訣
求人票は、優秀な人材との最初の接点です。どのような内容を盛り込めば、良い人に応募してもらえるでしょうか。
基本情報だけでは不十分
多くのクリニックの求人票は、勤務時間、給与、休日などの基本的な労働条件しか書かれていません。しかし、これだけでは他のクリニックとの違いが分からず、応募者の心に響きません。
クリニックの理念と価値観を伝える
「患者さんに寄り添う医療を提供したい」「地域に愛されるクリニックを目指している」など、院長先生の想いや理念を求人票に盛り込みましょう。同じ価値観を持った人からの応募が期待できます。
仕事のやりがいをイメージできる表現
「患者さんからの『ありがとう』の言葉が何より嬉しい職場です」「チーム一丸となって地域医療に貢献しています」など、働く人がやりがいを感じられる表現を使いましょう。
成長できる環境であることをアピール
「研修制度充実」「資格取得支援あり」「キャリアアップ可能」など、スタッフが成長できる環境であることを強調すると、向上心のある人からの応募が増えます。
面接で本当に確認すべきこと
面接では、履歴書や職歴書だけでは分からない「人となり」を見極めることが重要です。
専門スキルよりも患者対応力を重視
医療事務の資格や看護師の経験も大切ですが、それ以上に「患者さんに対してどのような気持ちで接するか」を重視しましょう。技術は後から身につけることができますが、患者さんへの思いやりの心は一朝一夕では育ちません。
面接で確認したいポイント
– 「患者さんが困っている時、どのように対応しますか？」
– 「以前の職場で、患者さんやお客様から感謝された経験はありますか？」
– 「チームで働く上で大切にしていることは何ですか？」
– 「この仕事を通じて、どのように成長したいですか？」
チームワークを大切にできるかの確認
クリニックは小さな組織だからこそ、一人ひとりがチームの一員として協力することが重要です。
– 前の職場での人間関係について
– 困った時に周りの人に相談できるか
– 他のスタッフをサポートする気持ちがあるか
これらの点を面接でしっかりと確認することで、長く働いてくれる良いスタッフを見つけることができます。
就業規則を整備することで得られる大きなメリット
労務トラブルを未然に防ぐ効果
「うちは小さなクリニックだから就業規則なんて必要ない」と考える院長先生は多いのですが、実はこれは大きな間違いです。むしろ小さな組織だからこそ、明確なルールが必要なのです。
よくある労務トラブルの例
– 有給休暇の取り方についての認識の違い
– 残業代の計算方法が分からない
– 休憩時間がいつ取れるのか不明確
– 遅刻や欠勤のルールが曖昧
これらの問題は、口約束だけでは解決できません。文書で明確に定めておくことで、トラブルを防ぐことができます。
就業規則で明文化すべき重要項目
– 勤務時間と休憩時間
– 有給休暇の取得方法
– 残業の考え方と手当
– 服装や身だしなみの規定
– 患者情報の取り扱い（守秘義務）
– 遅刻・欠勤・早退の届出方法
スタッフの安心感と定着率の向上
就業規則があることで、スタッフは「自分たちの職場には、きちんとしたルールがある」と感じ、安心して働くことができます。
心理的安全性の向上
明確なルールがあることで、「何をしても良いのか、悪いのか」が分かります。この「分かりやすさ」が、職場での心理的な安全性を高めます。
不公平感の解消
口約束だけの職場では、「あの人だけ特別扱いされている」「自分だけ損をしている」という不公平感が生まれがちです。就業規則があることで、全員が同じルールの下で働いていることが明確になり、不公平感を解消できます。
モチベーションの維持
「この職場で長く働きたい」と思ってもらうためには、スタッフが安心して働ける環境作りが重要です。就業規則は、そのための基盤となります。
法令遵守の基盤作り
クリニック経営では、労働基準法や社会保険に関する法律など、様々な法令を守る必要があります。就業規則は、これらの法令遵守の基盤となります。
必要な法令対応
– 労働基準法（労働時間、休憩、有給休暇など）
– 健康保険法・厚生年金保険法（社会保険の適用）
– 労働者災害補償保険法（労災保険）
– 雇用保険法（雇用保険）
行政調査への備え
労働基準監督署の調査や社会保険事務所の調査が入った時、就業規則がきちんと整備されていることで、「法令を守って経営している」ことを証明できます。
院内ルールブックの効果的な活用法
小規模クリニックに最適な理由
就業規則は法的な文書として重要ですが、日常業務で使うには少し固くて分かりにくい面があります。そこで効果的なのが「院内ルールブック」です。
就業規則との違い
– 就業規則：法的な要件を満たした正式な文書
– 院内ルールブック：日常業務で使いやすい実践的なマニュアル
院内ルールブックに盛り込む内容
– 休暇の申請方法（具体的な手順）
– 制服の管理方法
– 電話対応のマナー
– 患者さんへの接遇方法
– 院内清掃の手順
– 緊急時の対応方法
これらは就業規則には詳しく書ききれない、実際の業務で必要な「生きた情報」です。
効果的な導入手順
院内ルールブックを作成し、効果的に活用するための手順をご説明します。
第1ステップ：院長の理念と方針の整理
まず、院長先生ご自身が「どのようなクリニックにしたいのか」「患者さんにどのような医療を提供したいのか」を明確にします。この理念が、ルールブック全体の土台になります。
第2ステップ：スタッフとの対話
一方的にルールを決めるのではなく、スタッフと話し合いながら作ることが重要です。「患者さんに気持ちよく過ごしてもらうために、どんなことに気をつけたらいいでしょうか？」といった問いかけから始めましょう。
第3ステップ：文書化と共有
話し合いで決まったことを、分かりやすい文書にまとめます。専門用語は使わず、新人でも理解できる表現を心がけましょう。
第4ステップ：定期的な見直しと更新
ルールブックは作って終わりではありません。実際に使ってみて不都合があれば修正し、新しい課題が出てきたら追加します。年に1〜2回は見直しをしましょう。
院内ルールブックの例（電話対応）
“`
◆電話対応のマナー
1. 電話は3コール以内に出ましょう
「はい、○○クリニックです。こんにちは。どういたしましたか」
2. お名前を確認しましょう
「恐れ入りますが、お名前をお聞かせください」
3. 用件を復唱して確認しましょう
「○○の件でお電話いただいたのですね。ありがとうございます」
4. 分からないことは保留にして確認しましょう
「少々お待ちください。確認いたします」
“`
このように具体的で実践的な内容にすることで、スタッフが迷わずに行動できるようになります。
成功事例と失敗事例から学ぶ重要なポイント
実際のクリニック経営支援の中で経験した事例をご紹介します。成功と失敗の違いを知ることで、同じ失敗を避けることができます。
成功事例：Aクリニックの戦略的アプローチ
クリニック概要
– 内科・小児科の診療所
– 院長先生と常勤スタッフ4名
– 地域密着型の経営方針
成功のポイント1：早期からの採用計画
A院長先生は、開業の6か月前から採用活動を開始しました。「良いスタッフを見つけるには時間をかけるべき」という考えから、焦らずじっくりと人材を選別しました。
成功のポイント2：理念共有の重視
面接では技術的なことよりも、「患者さんに対してどのような気持ちで向き合いたいか」を重点的に質問しました。その結果、院長先生の理念に共感するスタッフを採用することができました。
成功のポイント3：院内ルールブックの早期作成
開業前にスタッフ全員で話し合い、院内ルールブックを作成しました。「みんなで作ったルール」という意識が、スタッフの当事者意識を高めました。
成功のポイント4：定期的なコミュニケーション
月に1回、スタッフミーティングを開催し、業務の改善点や患者さんからの意見を共有しています。問題があれば早期に解決する体制ができています。
結果
開業から3年が経過した現在も、スタッフの離職は一度もありません。患者さんからの評判も良く、口コミで患者数が着実に増加しています。
失敗事例：Bクリニックの教訓
クリニック概要
– 整形外科の診療所
– 院長先生と常勤スタッフ3名でスタート
– 駅前の立地で集患に期待
失敗のポイント1：直前の急募採用
B院長先生は、開業準備で忙しく、スタッフ採用を後回しにしてしまいました。開業の1か月前になって慌てて求人を出し、応募があった人をほとんど面接なしで採用してしまいました。
失敗のポイント2：就業規則の未整備
「小さなクリニックだから口約束で十分」と考え、就業規則を作りませんでした。その結果、勤務時間や有給休暇についてスタッフとの間で認識の齟齬が生じました。
失敗のポイント3：コミュニケーション不足
院長先生は診療に集中し、スタッフとのコミュニケーションを怠りました。スタッフの不満や問題に気づくのが遅れ、対応が後手に回りました。
失敗のポイント4：研修体制の不備
採用後の研修らしい研修もなく、「見て覚えて」という状態でした。スタッフは「何をしていいか分からない」状況が続き、ストレスを感じていました。
結果
開業初年度で3人のスタッフのうち2人が退職してしまいました。その度に新しい人を急募で採用し、また辞められるという悪循環に陥りました。採用コストがかさみ、経営が不安定化しました。
成功と失敗の分岐点
この2つの事例を比較すると、成功と失敗の分岐点が明確に見えてきます。
計画性の違い
– 成功例：6か月前からの計画的な採用活動
– 失敗例：直前の場当たり的な採用
採用基準の違い
– 成功例：理念共有を重視した人物本位の採用
– 失敗例：人数確保を優先した妥協採用
ルール作りの違い
– 成功例：スタッフと一緒に作る参加型のルール作り
– 失敗例：ルール自体が存在しない
コミュニケーションの違い
– 成功例：定期的で双方向のコミュニケーション
– 失敗例：一方的で不十分なコミュニケーション
専門家を参謀につけることで得られる安心感
社会保険労務士による労務管理体制の整備
クリニック経営では、労務管理に関する専門知識が必要不可欠です。しかし、医師である院長先生がすべてを把握するのは現実的ではありません。
社会保険労務士ができること
– 就業規則の作成・変更
– 労働条件の適切な設定
– 社会保険手続きの代行
– 労務トラブルの予防と解決
– 給与計算システムの構築
– 労働基準監督署対応
具体的なサポート内容
◆就業規則作成サポート
・法令に適合した内容の確認
・クリニックの実情に合わせたカスタマイズ
・スタッフへの説明資料作成
◆労務相談
・有給休暇の取得ルール設計
・残業代の適切な計算方法
・パート・アルバイトの労働条件設定
・労働時間管理の仕組み作り
行政書士による書類作成・法令対応
クリニック経営では、様々な許認可や届出が必要になります。これらの手続きを専門家に任せることで、院長先生は診療に専念できます。
行政書士ができること
– 医療法人設立手続き
– 各種許認可申請
– 契約書作成
– 法令調査と対応策の提案
経営参謀としての一貫サポート
単発の相談ではなく、継続的な「経営参謀」として専門家と関係を築くことで、より大きな効果が期待できます。
経営参謀型サポートの特徴
– クリニックの成長段階に応じたアドバイス
– 問題が発生する前の予防的対応
– 採用から定着まで一貫したサポート
– 他の専門家（税理士、司法書士など）との連携
実際のサポート例
◆開業準備期
・採用計画の策定支援
・就業規則・雇用契約書の作成
・労務管理体制の構築
◆開業初期
・スタッフ研修のサポート
・労務トラブルの予防
・社会保険手続きの代行
◆成長・安定期
・人事制度の改善
・スタッフのモチベーション向上施策
・労働環境の継続的改善
まとめ：患者に選ばれる医院経営の実現
クリニック経営の成功は「人」によって支えられています。この記事でお伝えした内容を改めてまとめると、次の3つのポイントが重要です。
1. 戦略的な採用活動の実施
重要なポイント
– 開業6か月前からの計画的な採用活動
– 技術よりも人柄と患者対応力を重視
– クリニックの理念に共感するスタッフの採用
– 十分な研修期間の確保
期待できる効果
– スタッフの定着率向上
– 患者満足度の向上
– 院長の負担軽減
– 経営の安定化
2. 就業規則の整備による労務管理の強化
重要なポイント
– 小規模でも就業規則は必要
– 労働条件の明文化によるトラブル予防
– スタッフの安心感と信頼感の向上
– 法令遵守の基盤作り
期待できる効果
– 労務トラブルの予防
– スタッフのモチベーション向上
– 行政調査への対応力強化
– 職場環境の改善
3. 院内ルールブック導入による組織運営の円滑化
重要なポイント
– 実践的で分かりやすいルール作り
– スタッフとの対話による参加型の策定
– 定期的な見直しと更新
– 新人教育への活用
期待できる効果
– 業務の標準化
– 新人の早期戦力化
– チームワークの向上
– サービス品質の均一化
専門家活用の重要性
これらの取り組みを確実に成功させるためには、専門家の力を借りることが賢明です。社会保険労務士や行政書士などの専門家を「経営参謀」として活用することで、次のような効果が期待できます。
– 法令に適合した制度設計
– 問題発生前の予防的対応
– 継続的な改善とアップデート
– 他の専門分野との連携
最後に：継続的な改善の重要性
スタッフ採用や労務管理は、一度整備すれば終わりというものではありません。時代の変化、法令の改正、スタッフのニーズの変化に合わせて、継続的に改善していく必要があります。
継続的改善のポイント
– 定期的なスタッフとの面談
– 患者さんからのフィードバックの収集
– 他のクリニックとの情報交換
– 専門家との継続的な相談
このような取り組みを通じて、スタッフが長く働きたいと思い、患者さんに愛され選ばれるクリニックを実現することができます。
クリニック経営は決して一人でできるものではありません。優秀なスタッフと信頼できる専門家と共に、地域の方々に質の高い医療サービスを提供し続けることが、真の経営成功につながるのです。
この記事が、皆様のクリニック経営の一助となれば幸いです。
お問合せはこちら問い合わせ
